När MQs huvudkontor utökades och det var dags att se sig om efter större kontor lades det stor vikt på design, enkelhet och trygghet för personalen i den nya lokalen. Idag sitter över 100 personer i en och samma fastighet i centrala Göteborg och bland annat tack vare säkerhetssystemet Bewator 2010 behöver ingen längre vara orolig för att vara siste man på jobbet.
I samband med att den f d frivilliga fackhandelskedjan MQ blev uppköpta 2006 har en helt ny kedja skapats. Nu är inköpsbolaget och alla butikerna i ett enda bolag, MQ Retail. I samband med detta så utökades staben på huvudkontoret med nästan 50 %. Lokalerna i Borås var inte optimala för deras verksamhet och ett projekt påbörjades för att hitta nya lokaler där samtliga HK avdelningar kunde få plats. MQ Retail är idag en butikskedja med 99 butiker och över nästan 1200 anställda över hela landet.
- Vi satt i två olika byggnader i Borås och på två plan i varje byggnad, berättar Joacim Ericson, Teamleader för driften på huvudkontoret. Det inbjuder inte direkt till kommunikation eller närhet mellan avdelningarna.
De letade efter lämpliga lokaler i både Borås och Göteborg. En viktig parameter var placeringen, det fick inte vara längre än 7 minuters gångavstånd från centralstationen. Fastigheten på Sankt Eriksgatan 5 i centrala Göteborg ligger en knapp 5 minuters promenad ifrån centralstationen. Dit flyttade MQ Retail i april 2008.
I gamla Hasselbladsfabriken sitter idag bland annat MQ Retails huvudkontor på två plan. Lite mer än 100 personer huserar på 4000 kvm. MQ Retails huvudkontor innefattar avdelningar såsom ekonomi, logistik, design, produktion, marknad och givetvis IT. Joacim Ericson har arbetat hos MQ sedan hösten 2006, under flyttprojektet hamnade även säkerhetsfrågor på honom och hans kollegors bord.
- Fördelen med att flytta till en nyrenoverad fastighet var att vi kunde vara med och planera i ett tidigt skede, berättar Joacim. När det blev bestämt under hösten 2007 att vi skulle flytta till dessa lokaler i Göteborg, satte vi oss direkt och skissade på vilken utrustning vi skulle ha med och vad vi skulle byta ut, fortsätter Joacim
I Borås hade företaget inget passersystem utan det var nycklar som gällde. Inbrottslarmet var separat och det var en allmän känsla hos personalen att ingen ville vara sist och aktivera larmet.
- Användarnas åsikter var väldigt viktiga för oss när vi tittade på att införa ett passersystem, berättar Joacim. Det var väldigt tydligt att användarna ville ha ett enkelt system och slippa oroa sig för att larma av eller på vid dagens början eller slut, fortsätter han.
Valet föll på det integrerade säkerhetssystemet Bewator 2010, dels för att systemet redan fanns i fastigheten, vilket innebar att de kunde använda samma passerbrickor, men framför allt för att det var ett system som integrerade inbrottslarm och var mycket enkelt att hantera och administrera.
- Med Bewator 2010 kan vi även styra behörighetsnivåerna för olika rum, exempelvis har enbart IT tillgång till serverrum och ekonomi är dem som kommer in i arkivet, berättar Joacim. Vi slipper alla nycklar och hanteringen det innebär när någon tappar bort en nyckel. Nu kan vi enkelt och smidigt spärra brickan i systemet och skulle den återfinnas kan vi lika enkelt lägga till den igen.
Joacim och hans kollegor på IT är dem som kan göra större förändringar i systemet men det dagliga underhållet av att spärra borttappade brickor eller skriva ut nya sköts enkelt av receptionen.
Bewator 2010 gav även MQ Retail möjligheten att styra vilken entré de ville att de anställda skulle använda. Till kontoret finns det två olika trapphus men det är bara det ena som ger de anställda tillträde, den ingången där de måste passera receptionen.
Det andra trapphuset har kontrollerad passage och används endast när någon har varit nere i lagret och behöver komma igenom med klädräcken. Tillträde till det trapphuset får du bara om du redan kommer ifrån kontoret, du måste alltså först använda kortet för att komma ut via dörren mot det trapphuset och sedan in i lagret, därefter är det tidsstyrt hur länge det trapphuset är öppet för att förhindra onödigt spring.
- Visionen är att vi även ska kunna använda våra passerbrickor till fler saker som exempelvis våra skrivare. När någon trycker på skriv ut så skrivs det inte ut förrän användaren går till skrivaren och läser av brickan, på så sätt förhindras onödiga utskrifter, fortsätter han.
Installationen av systemet gjordes av G4S och instruktionen från MQ Retail var att det skulle vara rent, snyggt och designat. Inga kablar skulle synas och det som gick att dölja skulle döljas. Och det har de verkligen lyckats med. Hela kontoret genomsyras av stilren design och känns väl genomtänkt och ombonat.
- Vi har fått jättebra respons från användarna, de är jättenöjda med slutresultatet och det är ingen som är orolig längre för att komma in tidigt eller gå sent, berättar Joacim. När de jobbar över så larmas det på automatiskt en viss tid men larmet förvarnar dem som är kvar som då kan köpa sig tid vid någon av kortläsarna med sin bricka. De känner sig helt enkelt tryggare. Vi vet också att systemet är säkert då vi redan sedan vi flyttade in i april har haft två strömavbrott. Under båda avbrotten fungerade systemet perfekt.
